KPU Kabupaten Grobogan mengikuti kegiatan Ngopi Asli (Ngobrol Pinter Arsip dan Logistik) yang diselenggarakan oleh KPU Provinsi Jawa Tengah secara daring pada Selasa (23/9/2025). Kegiatan yang diikuti oleh seluruh KPU Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah ini mengangkat tema “Umpan Terukur: Alih Media Arsip dari Manual ke Digital Tanpa Kendala”.
Ketua KPU Provinsi Jawa Tengah, Handi Tri Ujiono, dalam sambutannya menekankan pentingnya transformasi arsip fisik ke dalam bentuk digital. Menurutnya, arsip adalah informasi yang terekam dan harus menyesuaikan perkembangan zaman. “Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif. Arsip menjadi bahan pengingat sekaligus sumber informasi untuk kerja ke depan,” jelasnya. Ia berharap melalui kegiatan ini peserta dapat memahami tata kelola arsip yang baik, langkah-langkah alih media, hingga upaya pencegahan kerusakan dan kesulitan pencarian arsip.
Sementara itu, Basmar Periato Amron, Kadiv Perencanaan dan Logistik KPU Provinsi Jawa Tengah, menyampaikan bahwa digitalisasi arsip merupakan kebutuhan di era teknologi informasi. “Semua dokumen perlu dialihmediakan ke dalam bentuk digital untuk menjaga keamanan, keberlanjutan, dan memudahkan akses, baik secara historis maupun legal,” ujarnya.
Hal senada disampaikan oleh Eko Supriyono, Kabag Keuangan, Umum dan Logistik KPU Provinsi Jawa Tengah. Ia menegaskan bahwa pengelolaan arsip memiliki dasar hukum yang jelas, dengan tujuan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. “Alih media arsip tidak hanya menjaga arsip dari kerusakan fisik, tetapi juga mempercepat akses publik, mempermudah peminjaman antar unit kerja, serta menjadi cadangan bila arsip asli hilang atau rusak,” ungkapnya.
Adapun teknis pelaksanaan alih media dijelaskan oleh Dafidh Myharta, Kasubbag Umum dan Logistik KPU Provinsi Jawa Tengah. Ia memaparkan tahapan mulai dari penyeleksian arsip, penyusunan daftar arsip, pemindaian (scanning), autentikasi, pemberkasan arsip hasil alih media, hingga penyusunan laporan dan pemeliharaan.
Melalui kegiatan Ngopi Asli ini, diharapkan setiap satuan kerja KPU di Jawa Tengah dapat memahami standar digitalisasi arsip, mulai dari identifikasi, klasifikasi, hingga pengkodean, sehingga memudahkan pencarian informasi di kemudian hari. Digitalisasi arsip juga menjadi komitmen bersama untuk memperkuat pengelolaan arsip modern, menjaga memori kolektif bangsa, serta meningkatkan efisiensi dan transparansi kerja kelembagaan.